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【我为群众办实事】以综合服务改革提升师生外事服务体验
发布时间:2021-12-23 15:48  作者:  来源:国际交流部  阅读:

通讯员:陈晓玲、周烨

国际交流部不断履行服务学校“双一流”建设的使命,利用“互联网”+校务服务的应用,从传统纸质办公到整合数字化办公和移动化云办公的跃进,不断完善师生外事服务体验。

12月3日,武汉大学学生出国(境)交流学习信息化管理服务平台(以下简称学生服务平台)上线。该平台为学生提供了在线一站式服务,使学生足不出户即可实现出国(境)全流程审批,同时为各学院(系)及校内职能部门管理人员提供学生出国境的最新动态数据,解决了整理数据难、信息不共享、闭环审批不健全等痛点难点问题,实现了管理水平与工作效率的同步提高。学生服务平台的上线,意味着师生最关切的外事工作都可以在线办理完成。

武汉大学学生出国(境)交流学习信息化管理服务平台

早在2016年,国际交流部坚持以不断优化办事流程和信息化建设促进管理服务提升的理念,让“数据多跑腿,师生少跑路”。截至11月份,武汉大学国际交流部梳理管理服务事项共计38项,除9项业务由于涉密或上级单位已开发专用系统外,剩余业务均已实现在线全程办理,完成率为100%。

新冠疫情期间,国际交流部准确把握形势,科学评估风险,利用信息化手段以远程、在线等“无接触”方式为学校教职工提供服务,如开发了参加(网络会议)国(境)外会议审批流程,借助“智慧珞珈”APP平台开发了因公临时出国(境)审批查询、证照查询平台,为教学科研人员开展学术交流合作开辟了新的路径。国际交流部还在全校及三家附属医院部署7台自助服务打印终端机来解决教职工因公任务结束后,财务报销需要到处跑路的问题,打通了闭环中的“最后一公里”。除此之外,为了延伸自助服务打印范围,国际交流部还将短期外籍人员来校访问和港澳台人员短期来校访问备案服务也搬到了自助服务打印系统中。

外事自助打印服务终端

教职工因公临时出国(境)审批工作作为校内流程最复杂、涉及部门最多的审批环节之一,是目前最早开启跨部门审核线上办理模式的业务,此项改革还进一步推动了国际交流部整体信息化建设的发展。2016年前,教职工从递交纸质材料到完成因公临时出国(境)校内审批需花费近30天时间。自2019年起,通过全线上审批3至5个工作日就可以办结,省掉部分职能部门重复审核、教职工到处去找职能部门盖章的环节。据统计,截止到2021年11月份,因公临时出国(境)审批业务共计在线使用次数为7万多次(含申请人和审批人使用的数量),服务教职工近7000人次。

因公临时出国(境)综合服务管理系统

国际交流部不仅以信息化促进线上工作办理,同时也不断优化教职工线下办理流程。2018年国际交流部引进湖北省外国机构服务中心(现更名为湖北省对外友好服务中心)进驻学校,为教职工提供一站式办理因公证照、签证和签注。武汉大学作为湖北省首家引进省外办下属单位办理因公证照服务单位的高校,解决了教职工在校外办理手续的难题,也为教职工提供了更加专业的服务。教职工办理校外手续从原来驾车来回约1小时车程缩短到走路就可到校内办理点(信息学部国际交流服务中心)办理。因公临时出国(境)业务的不断优化和升级使得教职工满意度不断攀升,也吸引了近50多家兄弟高校及外事单位来校调研,成为了全国外事审批工作的标杆。

湖北省外国机构服务中心驻武汉大学因公出国(境)证照服务处揭牌运行

目前,通过服务师生工作流程优化大赛的重要平台,国际交流部新业务——教职工因公证照移交和注销申请流程,也于今年纳入到学校整体流程平台上。此次大赛是学校推动高质量作风建设和高水平治理的一项重要举措,贯穿了鲜明的服务师生导向,契合了学校信息化建设的发展趋势,国际交流部将基于流程平台继续拓宽师生服务渠道。

教职工因公证照注销或移交申请流程

相关负责人表示,国际交流部将继续切实做到服务师生流程应梳尽梳、应上线尽上线,不断推动部门间协同,加强跨部门业务间的办理,真正解决好重复填报、部门间信息共享,优化线上线下流程等问题,不断增强师生满意度和幸福感。

(供图:国际交流部 编辑:付晓歌、相茹)

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